01. Введение
02. Как начать работу с Cистемой
03. Как посмотреть настройки Cистемы
04. Как подобрать гостиницу
05. Как оформить заказ
06. Как найти заказ
07. Как посмотреть состояние заказа
08. Как изменить заказ
09. Как аннулировать заказ
10. Как закончить работу с Cистемой

Введение

Система Онлайн бронирования компании Академсервис (далее - Система) позволяет:

• Иметь доступ к специальным ценам на услуги из Каталога в режиме реального времени
• Бронировать услуги из Каталога
• Посмотреть состояние заказов, сделанных ранее
• Изменить забронированные услуги
• Аннулировать забронированные услуги
• Посмотреть персональные настройки Системы

По финансовым условиям работа в Системе аналогична работе с Академсервисом по телефону, факсу, электронной почте и/или с использованием иных средств коммуникаций. Пользователь несет финансовую ответственность за все совершенные бронирования.

Как начать работу с Cистемой

Выберите пункт меню <Вход в систему>.

Введите идентификационные данные:

• Идентификатор пользователя
• Пароль

Нажмите кнопку <Войти>.

Если идентификация прошла успешно, Вы увидите свои персональные данные:

• Фамилию, Имя пользователя
• Контактные данные: телефон, факс, e-mail

ВНИМАНИЕ! Если Вы не производили никаких действий в Системе более 30 минут, сеанс работы будет автоматически завершен. Во избежание сбоев в Системе не пользуйтесь кнопкой возврата <Back> Вашей программы просмотра Интернета.

Как посмотреть настройки Cистемы

Выберите пункт меню <Мои настройки>.

Вы увидите свои персональные данные:

• Фамилию, Имя пользователя
• Контактные данные: телефон, факс, e-mail

Как подобрать гостиницу

Идентифицируйтесь в Системе, если это не сделано ранее (см. пункт описания Системы «Как начать работу с Системой»).

Выберите пункт меню <Подбор гостиницы> из Каталога. Укажите город, даты проживания и тип размещения (одноместное - один человек в номере, двухместное - два человека в номере).

Если Вы хотите уточнить запрос по стоимости проживания, введите ограничения в пункт «Полная стоимость проживания от ... до ... Валюта» (Валюта-валюта взаиморасчетов по договору, например - RUR)
При этом допускается вводить как только минимальную стоимость проживания, так и только максимальную.

ВНИМАНИЕ! Задавайте ПОЛНУЮ стоимость проживания, а не цену одних суток. Например, если Вы хотите найти гостиницу на пять дней по цене 2000 – 3000 рублей в сутки, то необходимо задать ограничения по стоимости «от 10000 до 15000 RUR».

Отметив пункт «Показывать только гостиницы в свободной продаже», Вы ограничите список подобранных гостиниц только теми, в которых гарантированно есть места на заданные даты. Сделав заказ на находящуюся в свободной продаже категорию номера, Вы получите подтверждение немедленно после регистрации заказа в нашей системе Онлайн бронирования.

Нажав кнопку <Подобрать> Вы получите полный перечень гостиниц, в которых возможно размещение Ваших клиентов с указанием наличия мест и полной стоимости проживания в номерах различных категорий, включая сбор за бронирование и цены выходного дня.

ВНИМАНИЕ! Академсервис предлагает гарантированные номера из блоков (квот) в некоторых гостиницах. При бронировании номера из блока Вы получите мгновенное подтверждение. При наличии блок будет указан в графе «Тип номера» (например, Twin из блока «Шератон Палас»), а количество оставшихся к продаже номеров – в графе «Наличие мест» (например, 20 номер(ов) свободно).

При бронировании номеров из блоков (квот) гарантированно подтверждается только стандартный заезд/выезд.

Чтобы оформить заказ нажмите на кнопку <Бронировать!> напротив нужной категории номера подходящей Вам гостиницы.
Заполните предложенную форму бронирования (см. пункт описания Системы «Как оформить заказ»).

Как оформить заказ

Идентифицируйтесь в Системе, если это не сделано ранее (см. пункт описания Системы «Как начать работу с Системой»).

Оформить заказ можно двумя способами:

1. При помощи пункта <Подбор гостиницы> из Каталога (см. пункт описания системы «Как подобрать гостиницу»).

2. При помощи пункта <Гостиницы> из Каталога.
Выберите гостиницу из Каталога и нажмите кнопку <Бронировать!>. Заполните предложенную форму бронирования:

Заезд/ Выезд
Выберите из списков даты Заезда/ Выезда гостя/гостей в гостиницу (по умолчанию в качестве даты Заезда предлагается текущая дата, в качестве даты Выезда - текущая дата + 1 сутки).

Время заезда/ выезда
Выберите из списков Время заезда/ выезда гостя/гостей в гостиницу (по умолчанию в качестве Времени заезда/выезда Система показывает расчетные часы гостиницы).
Для некоторых гостиниц Система не позволяет изменить Время заезда/ выезда, что обусловлено требованиями гостиниц.

Тип номера
После изменения дат и/или времени заезда/выезда нажмите кнопку <Обновить стоимость и наличие мест>. Вы получите таблицу доступных типов номеров и их стоимость на указанный период. Напротив нужного номера выберите количество проживающих в нем гостей. Если доступных для бронирования номеров на этот период нет, Система выдаст соответствующее сообщение.

ВНИМАНИЕ! Академсервис предлагает гарантированные номера из блоков (квот) в некоторых гостиницах. При бронировании номера из блока Вы получите мгновенное подтверждение. При наличии блок будет указан в графе «Тип номера» (например, Twin из блока «Шератон Палас»), а количество оставшихся к продаже номеров – в графе «Наличие мест» (например, 20 номер(ов) свободно). При бронировании номеров из блоков (квот) гарантированно подтверждается только стандартный заезд/выезд.

Питание
Выберите в таблице доступных номеров тип питания из списка (стоимость питания приведена в той же валюте, что и стоимость проживания). В некоторых случаях тип питания уже определен (например, Завтрак «Шведский стол» включен). Это означает, что стоимость завтрака уже включена в стоимость проживания в данном типе номера. После выбора типа питания нажмите кнопку <Обновить стоимость и наличие мест>, в результате чего система пересчитает стоимость услуг с учетом выбранного питания и отобразит ее напротив соответствующего типа номера.

Список гостей
Заполните список гостей, приезжающих в гостиницу:

• Категорию гостя (господин, госпожа, ребенок, младенец)
• Фамилию (поле, обязательное для заполнения)
• Имя
• Гражданство

ВНИМАНИЕ! Фамилию и имя гостя вводите соответственно данным в паспорте (визе). При бронировании гостиниц Спутник (Москва, Россия), Турист (Москва, Россия), Севастополь (Москва, Россия) вводите фамилии и имена всех гостей на русском языке и указывайте гражданство каждого гостя. При бронировании гостиниц Метрополь (Москва, Россия) и Прибалтийская (Санкт-Петербург, Россия) вводите фамилии и имена иностранных гостей на английском языке.

Дополнительная информация
Введенная дополнительная информация будет передана в гостиницу. Например: «Просьба предоставить номер для некурящих».

ВНИМАНИЕ! Дополнительная информация не должна содержать сведения, которые могут повлиять на изменение стоимости заказа.
Если Вы бронируете в одном заказе два и более номера в одной гостинице для клиентов, которые едут вместе, и Вам важно, чтобы гостиница подтвердила (либо отказала) их всех одновременно, указывайте эту информацию для КАЖДОГО номера и перечисляйте фамилии ВСЕХ гостей.

Нажмите кнопку <Бронировать!>.
Система выдаст сообщение: «Размещение сохранено!»
Выбранная гостиница попадет в корзину (корзина - перечень услуг по вновь оформляемому заказу).
Для отмены введенных данных нажмите кнопку <Отменить>.

Чтобы добавить еще одну гостиницу в корзину, или еще один номер к уже выбранной гостинице, выберите ее в Каталоге и нажмите кнопку <Бронировать!>. Далее действуйте по схеме, описанной выше.

ВНИМАНИЕ! Система не позволит оформить размещение на одного и того же клиента одновременно в разных гостиницах.

Для просмотра содержимого корзины выберите пункт меню <Моя корзина>. Если Вы хотите отказаться от услуги, нажмите кнопку <Удалить услугу>. Кнопка <Очистить корзину> удаляет все находящиеся в ней услуги.

Нажмите кнопку <Сохранить заказ>.
Если информация по услугам введена корректно, Система выдаст сообщение: «Заказ сохранен!». Заказу автоматически присвоится номер, по которому Вы сможете его идентифицировать в дальнейшем в Системе. Также будут отправлены счет и уведомление о состоянии заказа по факсу и/или электронной почте, которые указаны в персональных данных (см. пункт меню <Мои настройки>).

ВНИМАНИЕ! Откорректировать ранее сделанный заказ Вы не сможете до тех пор, пока не завершите работу с новым заказом в корзине.

Если Система выдаст сообщение об ошибке, попробуйте повторить необходимые корректировки или вернитесь к этому позже.
Если на момент выхода из Системы в корзине остались несохраненные услуги, они будут потеряны.

ВНИМАНИЕ! Пользователь несет финансовую ответственность за все совершенные бронирования в соответствии с договором.
В исключительных случаях Академсервис может произвести замену гостиницы на гостиницу того же или более высокого класса в том же городе без изменений общей стоимости тура. При этом Академсервис надлежащим образом проинформирует Клиента об указанных изменениях.

Как найти заказ

Идентифицируйтесь в Системе, если это не сделано ранее (см. пункт описания Системы «Как начать работу с Системой»).

Выберите пункт меню <Поиск заказа>. Заказы, оформленные в Системе, можно найти двумя способами:

a) По номеру заказа
Введите номер заказа и нажмите кнопку <Найти>. В случае успешного поиска Вы получите информацию по заказу (см. пункт описания Системы «Как посмотреть состояние заказа»).

б) По гостинице
Если Вы забыли номер заказа или хотите найти несколько заказов, достаточно задать диапазон дат заезда/выезда.
Например:

• Нужно найти заказы с заездом с 1 мая 2008 г. по 10 мая 2008 г.,выездом со 2 мая 2008 г. по 11 мая 2008 г. Задайте:
  Дата заезда с 1 мая 2008 г. по 10 мая 2008 г.
  Дата выезда с 2 мая 2008 г. по 11 мая 2008 г.
  
• Нужно найти заказы с заездом с 1 мая 2008 г., выездом 5 мая 2008 г. Задайте:
  Дата заезда с 1 мая 2008 г. по 1 мая 2008 г.
  Дата выезда с 5 мая 2008 г. по 5 мая 2008 г.
  

Вы можете уточнить показатели поиска, задав гостиницу и/или фамилию гостя.
Например: нужно найти заказы на проживание Петрова в гостинице Россия в Москве с заездом 15 апреля, выездом 20 апреля 2008 г. Задайте:
Дата заезда с 15 апреля 2008 г. по 15 апреля 2008 г.
Дата выезда с 20 апреля 2008 г. по 20 апреля 2008 г.
Гостиница Россия (Москва, Россия)
Фамилия гостя Петров

После того, как показатели для поиска заданы, нажмите кнопку <Найти>.
В случае успешного поиска Вы получите заказ/список заказов, удовлетворяющих заданным условиям. Для просмотра заказа нажмите на его номер. На экране появится информация по заказу (см. пункт описания Системы «Как посмотреть состояние заказа»).

Как посмотреть состояние заказа

Идентифицируйтесь в Системе, если это не сделано ранее (см. пункт описания Системы «Как начать работу с Системой»).

Выберите пункт меню <Поиск заказа>. (см. пункт описания Системы «Как найти заказ») и идентифицируйте заказ. В случае успешного поиска Вы получите следующую информацию по заказу:

• Зарегистрирован - дата регистрации заказа и ответственный пользователь
• Начало - минимальная из дат начала услуг по заказу
• Окончание - максимальная из дат окончания услуг по заказу
• Правила оплаты - место и условия оплаты заказа
• Дата наступления штрафных санкций - минимальная из дат наступления штрафных санкций по услугам заказа
• Валюта - валюта заказа
• Стоимость заказа - общая стоимость всех услуг по заказу (не включая штрафы)
• Сумма штрафов - итоговая сумма штрафов по всем услугам заказа

Услуги

• Наименование услуги, страна и город услуги
• Тип номера
• Время/дата заезда
• Время/дата выезда
• Тип питания
• Информация о гостях (категория гостя, фамилия, имя, гражданство)
• Дата наступления штрафных санкций по услуге
• Состояние услуги:

  • Запрос получен. Услуга принята Системой на обработку. Вы получите подтверждение или отказ в течение 24 часов.

  • В работе. Услуга обрабатывается Системой и пока не подтверждена.

  • Ответ не получен. Услуга пока не подтверждена. Это состояние крайне редкое и предназначено для исключительных случаев срочной корректировки или аннулирования услуги.

  • Отказано. Предоставить запрошенную услугу нет возможности. Часто, в случае отказа, Поставщик предлагает размещение в иной категории номера или в другие даты. Информация об этом помещается Системой в комментарий Поставщика, который выводится на экран в описании услуги. Если Вас устраивает предложенный Поставщиком вариант, внесите необходимые изменения в услугу. В противном случае нового бронирования сделано не будет, и Система автоматически аннулирует услугу после наступления даты выезда.

  • Лист ожидания. Услуга поставлена Поставщиком на лист ожидания. При появлении у Поставщика свободных мест, услуга будет подтверждена (состояние «Забронировано»). Если ситуация с наличием мест будет оставаться сложной и подтвердить услугу не представится возможности, то по услуге будет проставлен отказ (состояние «Отказано»).

  • Подтверждено. Вы получили мгновенное подтверждение, так как услуга находится в свободной продаже. О подтверждении услуги можно сообщить гостю. Реально использовать услугу можно через незначительное время, необходимое для того, чтобы поставить Поставщика в известность о приезде гостя и/или получить номер брони. После этого состояние услуги изменится на «Забронировано», и гость может использовать услугу.

  • Изменения подтверждены. Вы получили мгновенное подтверждение изменений по услуге, так как услуга находится в свободной продаже. О подтверждении изменений можно сообщить гостю. Реально использовать услугу можно через незначительное время, необходимое для того, чтобы поставить Поставщика в известность об изменении услуги. После этого состояние изменится на «Забронировано», и гость может использовать услугу.

  • Изменения получены. Изменения услуги приняты Системой на обработку. Вы получите подтверждение или отказ на изменения в течение 24 часов.

  • Отказ на изменения. Предоставить запрошенное изменение услуги нет возможности. В Системе автоматически восстановлено первоначально подтвержденное бронирование. Переподтвердите или аннулируйте его.

  • Забронировано. Гость может использовать услугу.

  • Аннулировано. Гость отказался от использования услуги. Аннулированная услуга принята Системой на обработку. В течении незначительного времени Система определит, будут ли штрафные санкции по отношению к гостю. Штрафы будут выделены отдельной строкой.

  • Востребовано. Гость использовал услугу.

  • Не востребовано. Услуга не использована гостем по его вине. В этом случае может быть начислен штраф.

• Стоимость услуги

Список штрафных санкций по заказу (если они существуют):

Штрафы

• Услуга, за которую выставлен штраф
• Причина - причина штрафа (Штраф за позднее аннулирование, Штраф за позднее изменение, Штраф за невостребование).
• Сумма - сумма штрафа.

Как изменить заказ

Идентифицируйтесь в Системе, если это не сделано ранее (см. пункт описания Системы «Как начать работу с Системой»).

Выберите пункт меню <Поиск заказа>.(см. пункт описания Системы «Как найти заказ») и идентифицируйте заказ.

Нажмите кнопку <Изменить заказ>.

Выберите услугу и нажмите кнопку <Изменить услугу>.
Если такой кнопки нет, изменить услугу в данный момент нельзя. Это вызвано тем, что данная услуга либо находится в стадии обработки (состояния «В работе», «Лист ожидания»), либо работа с ней завершена (состояния «Аннулировано», «Аннулировано без штрафа», «Аннулировано со штрафом», «Востребовано», «Не востребовано»). Возможные состояния услуг смотрите в пункте описания Системы «Как посмотреть состояние заказа».

Внесите необходимые изменения (см. пункт описания Системы «Как оформить заказ»).

Нажмите кнопку <Сохранить изменения услуги>. В случае успешной корректировки Система выдаст сообщение: «Размещение сохранено!». Состояние услуги изменится на «Изменена!».

Кнопка <Отменить> возвращает услугу в первоначальное состояние.

ВНИМАНИЕ! Откорректировать еще один ранее сделанный заказ или оформить новый невозможно до тех пор, пока Вы не завершите работу с текущим заказом.

Нажмите кнопку <Сохранить заказ>.

Если информация по услугам введена корректно, Система выдаст сообщение: «Заказ сохранен!». Вам будут отправлены счет и уведомление о состоянии заказа по факсу и/или электронной почте, которые указаны в персональных данных (см. пункт меню <Мои настройки>).

Если Система выдаст сообщение об ошибке, попробуйте повторить необходимые корректировки или вернитесь к этому позже.

Кнопка <Не сохранять заказ> возвращает заказ в первоначальное состояние.

Как аннулировать заказ

Идентифицируйтесь в Системе, если это не сделано ранее (см. пункт описания Системы «Как начать работу с Системой»).

Выберите пункт меню <Поиск заказа>. (см. пункт описания Системы «Как найти заказ») и идентифицируйте заказ.

Нажмите кнопку <Изменить заказ>.

Нажмите кнопку <Удалить услугу> на той, которую хотите аннулировать. Состояние услуги измениться на «Аннулирована!».
Если такой кнопки нет, удалить услугу в данный момент нельзя. Это вызвано тем, что данная услуга либо находится в стадии обработки (состояния «В работе», «Лист ожидания»), либо работа с ней завершена (состояния «Аннулировано», «Аннулировано без штрафа», «Аннулировано со штрафом», «Востребовано», «Не востребовано»). Возможные состояния услуг смотрите в пункте описания Системы «Как посмотреть состояние заказа».

Нажмите кнопку <Сохранить заказ>. Система выдаст сообщение: «Заказ сохранен!». Вам будет отправлено уведомление об аннулировании заказа по факсу и/или электронной почте, которые указаны в персональных данных (см. пункт меню «Мои настройки»).

ВНИМАНИЕ! Только наличие у вас такого уведомления подтверждает то, что заказ (услуга) действительно были аннулированы в Системе.
Откорректировать еще один ранее сделанный заказ или оформить новый невозможно до тех пор, пока Вы не завершите работу с текущим заказом.

Кнопка <Не сохранять заказ> возвращает заказ в первоначальное состояние.

В течении незначительного времени Система определит, будут ли штрафные санкции по отношению к гостю. Штрафы будут выделены отдельным счетом.

ВНИМАНИЕ! Система автоматически аннулирует услуги в состоянии «Отказано» после наступления даты выезда.

Как закончить работу с системой

Выберите пункт меню <Выход из системы>. Сеанс работы в режиме Онлайн будет завершен.

ВНИМАНИЕ! Если на момент выхода из Системы в корзине остались несохраненные услуги, они будут потеряны.